Klappkarten und USB-Sticks mit der Aufschrift "Pressemappen"

Das wollen alle PRler, Marketingleute und Unternehmensvertreter: Informationen für die Presse bündeln und vermitteln, dass die Inhalte verstanden und verbreitet werden. Ein wichtiges Instrument  ist die Pressemappe. Allerdings hat sich die Gestaltung der Informationsträger verändert: Bis vor einigen Jahren fand man auf Messen und Events die gedruckte Version. Mittlerweile gestalten Unternehmen diese gesammelten Fakten öfter digital. Dabei spielen das Design und die Form zunehmend eine größere Rolle. Wie sieht die perfekte Pressemappe aus? Sind Mappen mit gedruckten Texten noch zeitgemäß? Und was erwarten Journalisten von einer Pressemappe?

Wann lohnt sich eine Pressemappe?

Ob sich das Erstellen einer umfangreichen Pressemappe lohnt, hängt vom Anlass für die Kommunikation ab. Rund um die Kommunikation zur Messe ist eine ansprechende Pressemappe ein adäquates Mittel. Bei eigenen Veranstaltungen, wie der Enthüllung eines neuen Produktes, einer Pressekonferenz oder Redaktionsbesuchen, lohnt sich eine Pressemappe. Interessant können die enthaltenen Pressemitteilungen für potentielle Neukunden, Investoren, Partner oder Förderer des Unternehmens sein.

Anlässe für das Erstellen einer Pressemappe:

  • Fachmesse
  • eigene Pressekonferenz
  • Jahresbilanz
  • Redaktionsbesuch
  • Enthüllung eines neuen Produktes

Digitale oder gedruckte Pressemappe?

Die Antwort lautet in jedem Fall: Stellen Sie beides zur Verfügung. Die gedruckte Pressemappe kann beispielsweise im Pressezentrum der Messe ausliegen. Denn die Journalisten sind dankbar, wenn sie einen kurzen Blick auf Ihre aktuellen Artikel werfen können – und das mit geringem Aufwand.

Tipp: Einen Überblick gibt ein Ansichtsexemplar im PDF-Format, in dem alle Texte Ihres Unternehmens gebündelt dargestellt sind. Ein navigierbares Inhaltsverzeichnis leitet die Journalisten mit einem Klick zu dem Text, der ihr Interesse geweckt hat. Zu einer ansprechenden Gestaltung gehört die Integration der zugehörigen Bilder mit Bildunterzeilen. Diese können beispielsweise am Ende jedes Textes eingefügt und angegeben werden. Einen guten Eindruck macht zusätzlich ein passendes Foto im Corporate Design als Deckblatt.
Die digitale Version auf dem USB-Stick lässt sich viel leichter transportieren. Bieten Sie im Optimalfall ein oder zwei Ansichtsexemplare an. Zeitgleich sollten die Redakteure die Möglichkeit haben, sich einen Datenträger mitzunehmen. Ein entscheidender Vorteil der digitalen Variante:  Bildmaterial und Videos lassen sich problemlos einbinden. Außerdem lassen sich Links zur digitalen Pressemappe eines Unternehmens auf der eigenen Webseite hinterlegen oder per Mail versenden.

Vorteile der Pressemappe in digitaler Form:

  • übersichtliche Ordnerstruktur
  • Ansichtsexemplar mit allen Texten und Bildern
  • Verlinkungen integrierbar
  • leicht zu transportieren
  • verschiedene Medienformate lassen sich unterbringen (Video, Fotos)
  • Journalisten haben die Möglichkeit, Texte mittels Copy&Paste zu übernehmen
  • online und per Mail bereitstellbar
Mikrofon bei einer Pressekonferenz
Bei eigenen Veranstaltungen, wie einer Pressekonferenz, lohnt sich eine Pressemappe.

Welche Rolle spielen das Design und die Form der Pressemappe?

Mit einer Pressemappe verbreiten Sie aktiv Informationen über Ihr Unternehmen. Es handelt sich um eine inhaltlich informative Visitenkarte. Eine optisch ansprechende Gestaltung im Corporate Design macht deutlich, wie wichtig es Ihnen ist, Ihre Informationen nach außen zu tragen. Eine interessante Gestaltung  weckt Interesse am Inhalt. Gerade in Bereichen, in denen viele Pressemappen im Umlauf sind, heben Sie sich damit von der Konkurrenz ab. Bei allen Designansprüchen ist eine geradlinige und übersichtliche Gestaltung wichtig, damit der Leser auf einen Blick alle Informationen erhält. Ein ansprechendes Design beispielsweise in Postkartengröße in Verbindung mit einem Stick ist aktuell weit verbreitet.

Welche Dokumente und Fakten sollte die Pressemappe beinhalten?

Es empfiehlt sich, den Content gezielt auf das Thema der Veranstaltung zuzuschneiden. Wie bei einer Bewerbung sind Erfahrungen und Fähigkeiten, die keine Verbindung zum Anlass haben, für den Journalisten irrelevant. Neben aktuellen Pressemitteilungen sollten allgemeine Informationen enthalten und ein Kontakt für Nachfragen angegeben sein. Eine gute Übersicht verschaffen ein Inhaltsverzeichnis zum Einstieg und ein Fact-Sheet zum Unternehmen.

Tipp: Verschiedene Textsorten, wie Experteninterviews und Anwendererfahrungen aus den relevanten Branchen, ermöglichen Journalisten eine breite Berichterstattung.

Checkliste Inhalt der Pressemappe

  • Pressemitteilungen
  • Inhaltsverzeichnis (z.B. Ansichtsexemplar mit Inhaltsverzeichnis)
  • Factsheets (zum Unternehmen, zur Veranstaltung oder dem neuen Produkt)
  • Fotos
  • Kontakt für Rückfragen
  • optional: weitere Textformen wie Interviews, Statements, Case Studies

Wie sollten die Inhalte der digitalen Pressemappen gestaltet sein?

Damit Journalisten Fotos und Videos für die Berichterstattung nutzen können, ist eine hohe Qualität erforderlich. Damit die Bilder sich für den Druck eignen, sollten sie mit einer guten Kamera aufgenommen werden. Eine Auflösung von 300 dpi ist optimal. Für Videos ist zu beachten: Handyaufnahmen können zwar qualitativ gut sein, für eine wackelfreie Videoaufnahme ist das Filmen mit Stativ die wichtigste Voraussetzung. Für den Text gilt: Da Journalisten an einer fachlich neutralen Berichterstattung gelegen ist, sind Werbeclaims aus dem Marketing in Pressetexten zu vermeiden. Eine gute Pressemappe präsentiert aktuelle Projekte und Ideen aus Ihrem Unternehmen. Die Form der Vermittlung reicht von qualitativ hochwertigen Texten bis hin zu anderen Medienformaten. Ziel sollte bei der Zusammenstellung sein, dass die Journalisten diese ohne hohen Mehraufwand für die breite Öffentlichkeit aufbereiten können.

Achtung: Die in das PDF-Dokument integrierten Bilder müssen in hoher Auflösung als Bilddatei zusätzlich auf Stick gespeichert sein. Das kleine Format aus dem Gesamtdokument können Pressevertreter nicht verwerten. Das Gleiche gilt für die Gestaltung der Pressemitteilungen und anderen Beiträge. Diese sollten als Word-Datei auf dem Stick liegen. Mit dem PDF-Format können viele Redaktionen nicht arbeiten.
Nicht nur das Inhaltsverzeichnis, sondern auch die Anordnung der einzelnen Elemente auf dem Stick sollte strukturiert und schnell erfassbar sein. Legen Sie für jeden Textinhalt bzw. jede Pressemitteilung einen eigenen Ordner an oder sortieren Sie die Ordner nach den enthaltenen Dateien (z.B. Bilder, Videos, Pressemitteilungen).

Welche Inhalte eine ansprechende Pressemappe bieten kann, sehen Sie bei unserem Kunden Unitechnik und seiner Pressemappe zur LogiMAT.

Benötigen Sie Beratung beim Erstellen und Füllen Ihrer Pressemappe? Kontaktieren Sie uns: https://www.additiv-pr.de/kontakt/

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