Rückseite wild verstreuter Srabble-Spielsteine, in der Mitte ist mit den Spielsteinen (Vorderseite, Buchstaben zu sehen) das Wort „Plan“ gelegt

Heute ein Blogbeitrag, morgen Social Media-Posts, gestern eine Kundenstory und ach ja – eigentlich sollte die Pressemitteilung auch schon längst fertig sein. Wer für B2B-Unternehmen kommuniziert, tanzt auf vielen Hochzeiten. Besonders wenn ganze Teams an Inhalten für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle arbeiten, wird es schnell kompliziert den Überblick zu behalten. Deadlines, Verantwortlichkeiten und der jeweilige Projektstatus können da schnell aus dem Fokus geraten. Hier hilft ein Redaktionsplan als zentrales Element der Content Planung.

Sie wollen einen Redaktionsplan erstellen? In unserem Blogbeitrag erfahren Sie alles was Sie wissen müssen.

Was ist ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan ist nichts anderes als eine (tabellarische) Darstellung, in der Sie festhalten, wann auf welchem Kanal welcher Inhalte erscheinen soll. Dabei handelt es sich um Informationen, wie Textform, konkrete Formulierungen, Bilder, Verantwortlichkeiten usw.  Im Redaktionsplan können Sie außerdem Termine wie Events oder Messen sowie Deadlines festhalten.

Es handelt sich also um ein System, das Ihre Ideen, Texte und Inhalte bündelt und in eine Struktur bringt. Ein Redaktionsplan liefert Ihnen eine Übersicht über sämtliche geplante Kommunikationsmaßnahme und Vorhaben. Dabei berücksichtigt er individuelle Schwerpunkte. Der Redaktionsplan ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, eine strukturierte und kontinuierliche Kommunikation sicherzustellen.

Was zeitaufwändig und starr klingt, verschafft Ihnen langfristig Vorteile. Zugegeben: Sie werden am Anfang etwas Zeit benötigen, das Grundgerüst für Ihren Redaktionsplan zu erstellen. Aber ist die Vorarbeit einmal gemacht, werden Sie mit Arbeitserleichterung belohnt. Wer einen guten Plan hat, kann seine Themen vorrausschauend planen und umsetzen. Damit gewinnen Sie an Ruhe, Zeit und Raum, um Kreativität und Flexibilität in der Content-Erstellung zuzulassen.

Unsere Tipps werden Ihnen dabei helfen, bei der Erstellung eines Redaktionsplanes an alle wichtigen Aspekte zu denken.

Warum brauchen Sie einen Redaktionsplan?

Ganz einfach: Sie behalten dadurch den Überblick über geplanten Inhalt und Strategien. Voraussetzung dafür ist, dass sie den Plan sorgfältig und konsequent führen und aktualisieren. Besonders wichtig wird dies, wenn mehrere Personen am gleichen Projekt beteiligt sind. Es ist nicht unüblich, dass ganze Teams in einem Plan gemeinsam arbeiten und ihn gemeinsam füttern.

Der Redaktionsplan ermöglicht strukturierte und gezielte Kommunikation sowie die Planung von Kampagnen.  Dabei ist es egal, ob der Plan für Social Media, Content Marketing oder die klassische Unternehmenskommunikation eingesetzt wird. Im Plan werden alle Vorhaben, Textsorten und dazugehörige Inhalte, Termine festgehalten und geplant. Sie haben dadurch immer Zugriff auf sämtliche Details, die geplante Blog Artikel, Posts für Soziale Medien, Whitepaper, Pressemitteilungen, News, Fachartikel usw. betreffen.

Führen Sie den Plan unbedingt gewissenhaft! Dann hilft er Ihnen dabei, eine Regelmäßigkeit beim Erstellen und Veröffentlichen der Inhalte zu wahren. Es wird Ihnen leichter fallen, definierte Ziele Ihrer Kommunikationsmaßnahmen auch einzuhalten. Außerdem gehen Deadlines nicht verloren. Wichtige Termine, die mit den Maßnahmen einhergehen, haben Sie immer im Blick.

Das Besondere daran ist, dass Sie das Erstellen und Pflegen eines Redaktionsplanes auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.

Die Vorteile zusammengefasst

  • Überblick über alle Kommunikationsmaßnahmen
  • Konsequente Planung wahrt die Regelmäßigkeit Ihrer Kampagnen
  • aufeinander abgestimmte Contenterstellung
  • Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung im Team klar definiert 

So erstellen Sie einen Redaktionsplan

Das Erstellen eines Redaktionsplanes braucht zunächst etwas Planung und Vorbereitung. Erst danach können Sie mit der Pflege des Inhalts beginnen.

Hier kommen unsere Tipps:

  1. Setzen Sie sich mit Ihren Buyer Personas auseinander formulieren Sie Ziele, die durch Kommunikationsmaßnahmen erreicht werden sollen. Stellen Sie sich die Frage, welchen Mehrwert Sie den Lesern und der Zielgruppe bieten möchten. Nur so können Sie gezielte Inhalte erstellen.
  1. Der Plan braucht eine Struktur. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:
  • Welche Kategorien werden benötigt?
  • Gibt es weitere Verantwortliche und Mitwirkende?
  • Mit welchen Farben und Symbolen soll gearbeitet werden?
  • Welches Tool passt zum Vorhaben?
  1. Der Plan benötigt außerdem verschiedene Elemente, die Sie befüllen müssen. Dazu gehören beispielsweise
  • Datum der Publikation
  • Relevanter Kanal/Zielmedium (Print oder Online? Blog, Fachpresse oder Social Media? LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter?)
  • Verfasser/Verantwortliche Mitarbeiter
  • Abgabetermine/Deadlines
  • Thema des Beitrags
  • Kampagne
  • Konkreter Inhalt
  • Zielgruppe/Buyer Personas
  • Textsorte (Social-Media-Post, Blog-Artikel, Fachartikel, Pressemitteilung, Whitepaper usw.)
  • Call to Action?
  • Status (in Bearbeitung? Veröffentlicht?)
  • Keywords
  • Besondere Ansprüche an den Text? (z.B. optimiert für SEO)
  1. Schließlich informieren Sie sich, welches das richtige Tool für Ihr Vorhaben ist. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein paar davon stellen wir Ihnen weiter unten vor.

An dieser Stelle merken Sie schon, wie individuell der Redaktionsplan im Aufbau ist. Sie können Ihn entsprechend Ihrer persönlichen Anforderungen und Themen flexibel anpassen. Die einzelnen Kategorien und Elemente gleichen Puzzleteilen. Durchdacht zusammengesetzt, ergibt sich das Gesamtbild in Form eines Redaktionsplanes.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass es an dieser Stelle kein richtig oder falsch gibt. Es gelten lediglich zwei Aspekte, die Sie beachten sollten:

  1. Schätzen Sie Zeitaufwände realistisch ein. So warten keine bösen Überraschungen auf Sie und sie verzetteln sich nicht innerhalb der Planung.
  2. Definieren Sie Ihre Zielgruppe richtig und passen die Definition ggf. immer wieder an. Nur so richten Sie Inhalte und Themen zielgruppengerecht

Diese Tools helfen beim Erstellen des Redaktionsplanes

Bei der Erstellung des Redaktionsplanes und Planen der Beiträge helfen Ihnen verschiedene Tools. Im Prinzip ist es egal, ob Sie Ihre Ideen auf einem Blatt Papier, auf einem Flipchart, in einer einfachen Excel-Liste oder einem eigens vorgesehenen digitalen Tool festhalten. Die Hauptsache ist, dass Sie Ihre Ideen und Strategien in einem für Sie schlüssigen System abbilden. Die Darstellungsform muss zu Ihren persönlichen Anforderungen und Ihrem Geschmack passen.

Wohlfühlen ist an dieser Stelle wichtig. Um diesen Status zu erreichen, ist Testen und Kennenlernen verschiedener Vorgehensweisen und Tools sinnvoll. Probieren Sie ruhig verschiedene Möglichkeiten aus, bis Sie eine passende Methode für sich gefunden haben.

Langfristig gesehen soll ein Redaktionsplan Ihnen eine Zeitersparnis bringen und keinesfalls die Arbeit erschweren.

Zur Umsetzung eines Redaktionsplanes gibt es verschiedene digitale Tools:

Excel

Die vielen verschiedenen Möglichkeiten des Tabellenprogramms lassen sich auch für die Erstellung eines Redaktionsplanes nutzen. Excel ist zwar kein Tool, welches extra für die Erstellung eines Redaktionsplanes ausgerichtet ist, dennoch lassen sich auch hier ganz puristisch konkrete Inhalte, Maßnahmen und eine dazugehörige Strategie planen. Es eignet sich sowohl als reines Organisationstool als auch zum Planen konkreter Inhalte, z.B. Social Media Posts.

Vorteile:

  • Keine zusätzlichen Kosten
  • Personalisierbar und unkompliziert einzurichten
  • Offline nutzbar

Nachteile:

  • Schwer teilbar
  • Grenzen in gewissen Funktionen (z.B. Ticketvergabe)
  • Nicht mit Kanälen verknüpfbar und dadurch keine Veröffentlichung über das Tool möglich

Trello

Auf einem Dashboard verteilen Sie per virtuellem Kärtchensystem Aufgaben und Zuständigkeiten. Die einzelnen Aufgaben werden mit Deadlines, Anhängen oder Checklisten versehen und können verschiedenen Entwicklungszuständen zugeordnet werden. Außerdem lassen sich Add-ons wie Kalender oder Automationen integrieren. Dabei ist Trello eher visuell und nicht auf große Textmengen angelegt – der Schwerpunkt liegt in der Verwaltung und Organisation.

Vorteile:

  • Kostenlose Version verfügbar
  • Verschiedene Tarife
  • Das System lässt sich auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen
  • Offline verwendbar
  • Mit Personen außerhalb Ihrer Unternehmens-Organisation teilbar, d.h. Sie haben auch die Möglichkeit, Kunden Einsicht und Mitarbeit zu gewähren
  • Gut verständlich
  • Teamwork möglich

Nachteile:

  • Nicht mit Kanälen verknüpfbar und dadurch keine Veröffentlichung über das Tool möglich

Asana

Asana gehört zu den bekanntesten Programmen für Projektmanagement. Sie können in Teams ortsunabhängig Projekte organisieren und Aufgaben verteilen. Der Fokus liegt also auch hier eher auf dem Austauscht zwischen Projekt-Mitgliedern und der Status-Übersicht. Damit ähnelt Asana Trello, da die Organisation durch ein Ticketsystem auf verschiedenen Boards abgebildet wird. Im Programm können beteiligten Personen außerdem direkt miteinander kommunizieren.

Vorteile:

  • Kostenlose Version verfügbar
  • Verschiedene Tarife
  • Personalisierbar
  • Reporting-Optionen
  • Benutzerfreundlich und transparent
  • Teamwork möglich

Nachteile:

  • Erfordert ständige Verbindung zum Internet

Scompler

Mit Scompler können Sie Ihre Inhalte nicht nur erstellen und planen, sondern auch direkt veröffentlichen. Das geht auf eigenen Websites, Landingspages aber auch auf Social Media. Plattformen wie Facebook, Twitter oder auch Instagram werden mithilfe des Tools automatisch mit Beiträgen gefüttert.

Das Programm analysiert die Performance veröffentlichter Beiträge. Sie können außerdem definierte Buyer Personas hinterlegen und die Inhalte somit direkt auf die Zielgruppe abstimmen. Somit bietet das Programm erst einmal alles, was Sie für erfolgreiches Content Marketing benötigen. Scompler wurde von Content Managern entwickelt. Diese Erfahrung merkt der Anwender dem Programm an.

Vorteile:

  • Kostenlose Version verfügbar
  • Verschiedene Tarife
  • Reporting-Optionen (allerdings nur in der teuersten Version vollumfänglich nutzbar)
  • Besonders intuitiv in der Nutzung
  • Teamwork möglich

Nachteile:

  • Kostenpflichtige Version mit allen Funktionen ist sehr hochpreisig
  • Support wird erst bei der hochpreisigen Version angeboten

dirico.io

Dirico.io setzt sich aus diri (Dirigent) + co (Content) + io (Input/Output) zusammen und bei diesem Tool ist der Name Programm: Die webbasierte Software unterstützt Sie bei der Planung, Erstellung und Veröffentlichung von Content. Außerdem lassen sich Aufgabe und Zuständigkeiten über das Programm managen. Über eine Infobox können Sie direkt mit den Followern und Lesern der jeweiligen Kanäle kommunizieren.

Vorteile:

  • Anbindung von sämtlichen Social Media-Kanälen
  • Direkte Reaktion auf Kommentare, Nachrichten und Bewertungen möglich
  • Personalisierbar

Nachteile:

  • Sehr komplex, daher möglicherweise mehr Zeitaufwand bei der Einrichtung
  • Lange Ladezeiten
  • Keine kostenlose Version

Monday.com

Bei Monday.com handelt es sich um eine cloud-basierte Projektmanagementsoftware. Den Überblick behalten Sie durch Boards,die jeweils (Teil-)Projekte abbilden. Farben und verschiedene Listen zeigen farblich den Status des Projekts an. Über das Dokumentmanagement können Sie Dokumente und Dateien anhängen. Bis hierher erinnert Monday.com an Trello oder Asana. Das Extra bei Monday.com ist die Timetracking-Funktion, mit der Sie bspw. auch den Aufwand für Kundenprojekte dokumentieren können.

Die verschiedenen Funktionen erlauben eine Nutzung, die auch über die Projektplanung und Planung der Kommunikation hinaus. Das macht Monday.com sehr vielfältig in der Nutzung.

Anwender der Software vergleichen sie in der Darstellung mit einer Excel-Tabelle, die Know How in Sachen Content Marketing / Content-Erstellung besitzt.

Vorteile:

  • Verschiedene Tarife
  • Integrationen von externen Diensten möglich, z.B. Mailanbieter.
  • Teamarbeit und Integration von Kunden
  • Timetracking-Funktion

Nachteile:

  • Kein kostenfreier Tarif
  • Bezahlmodell unflexibel und unübersichtlich

Unterschiedliche Tools bedienen unterschiedliche Schwerpunkte. Jetzt sind Sie an der Reihe herauszufinden, mit welchem davon Sie am liebsten zusammenarbeiten wollen.

Fazit

Ein guter Plan unterstützt Sie dabei, Ziele zu definieren und einzuhalten, den Überblick zu behalten und Deadlines zu erfüllen. Getreu dem Motto „Aufgeschrieben ist halb erledigt“. Der Redaktionsplan hilft Ihnen bei der zielgerichteten und strategischen Durchführung von Content-Maßnahmen.

Der Redaktionsplan strukturiert für Sie drei Bausteine: Terminierungen, konkrete Inhaltsplanung, Verantwortlichkeiten. Sorgfältig geführt, bringt der Redaktionsplan Ruhe in Ihre Planungen. So sichern Sie sich Zeit, für die Ausarbeitung einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie und hochwertiger Beiträge.

Falls Sie Fragen haben, Unterstützung oder weitere Tipps benötigen – sprechen Sie uns gerne an!

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