Viele Briefkästen hängen an einem Zaun

Der Erfolg Ihrer Pressearbeit wird oft daran gemessen, wie viele Veröffentlichungen erzielt werden. Doch Qualität muss in diesem Fall über Quantität stehen! Ein gut strukturierter Presseverteiler hilft Ihnen, Medienvertreter aus thematisch relevanten Branchen zu adressieren. Folgen Sie unseren 5 Schritten zum perfekten Presseverteiler und heben Sie Ihre Pressekommunikation auf das nächste Level.

Was ist ein Presseverteiler?

Was steckt eigentlich hinter diesem Begriff Presseverteiler? Der Presseverteiler ist ein wichtiges Instrument der PR-Branche. Es handelt sich um eine Sammlung von (Kontakt-)Daten, die Sie für das korrekte Versenden Ihrer Pressetexte benötigen.

Ein sorgfältig geführter Presseverteiler, der regelmäßig aktualisiert wird, ist essenziell für erfolgreiche Pressearbeit. Die beste Pressemitteilung mit hohem Nachrichtenwert bringt Sie nicht weiter, wenn sie nicht die richtigen Journalisten erreicht.

Welche Informationen gehören in den Presseverteiler?

In Presseverteilern sammeln sie alle relevanten Informationen über Journalisten, die für eine Kontaktaufnahme hilfreich sind. Je mehr der folgenden Punkte Sie bei der Erstellung berücksichtigen, desto treffsicherer können Sie relevante Kontakte ansprechen:

  • Name des Journalisten
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Social-Media Profil(e)
  • Name der Zeitung/des Magazins/Senders/Online-Portals
  • ggf. übergeordnete Ansprechperson in der Redaktion
  • Webseite
  • Art der Veröffentlichung (Print/Online/Radio/TV)
  • Ressorts/Themenschwerpunkte/Zielgruppe(n) des Mediums
  • Reichweite (regional/deutschlandweit/international)
  • ggf. Redaktionsschluss für die Ausgaben

Eine Kategorisierung der Kontakte nach Branchen und Positionen lohnt sich. Diese Zusatzinformation erleichtert Ihnen das Erstellen spezialisierter Verteiler für zukünftige Projekte enorm.

Wie Sie den perfekten Presseverteiler aufbauen

Im Folgenden erklären wir Ihnen nun in 5 Schritten, wie Sie bei der Erstellung Ihres individuellen Verteilers vorgehen. Grundlegend gilt es zu entscheiden, ob Sie Ihre Daten manuell in einer Excel-Tabelle erfassen, oder eine professionelle Online-Journalistendatenbank nutzen möchten. Über die Vorteile und Möglichkeiten der letzteren Variante klären wir Sie in Schritt 5 auf.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Der erste Schritt zum neuen Presseverteiler ist das Abstecken der Zielgruppe. Definieren Sie die Branchen und Bereiche, in die Ihre Pressemitteilung thematisch hineinpasst.
Oft decken Nachrichten mehrere Branchen und Themenbereiche ab. Ein Bericht über ein Kundenprojekt birgt Leser in der eigenen Branche, aber auch im Umfeld Ihres Kunden. Durch die Verbreitung Ihrer News in verschiedenen Fachmagazinen können Sie Ihre Reichweite um ein Vielfaches vergrößern und potenzielle Kunden erreichen. Verschaffen Sie sich in Ruhe einen Überblick über die Relevanz der verfügbaren Medien.

Geheimtipp: Halten Sie in den sozialen Medien Ausschau nach Reaktionen auf Veröffentlichungen. Wenn Sie Inhalte in diesen kommentierten Medien platzieren, erreichen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Ihre interessierte Leserschaft.

Schritt 2: Welche Medien gehören in einen Presseverteiler

Grundsätzlich gilt bei der Medienauswahl: Klasse statt Masse! Eine Vielzahl an Veröffentlichungen bringt Sie nicht weiter, wenn Sie nicht die richtige Leserschaft ansprechen. Ihre wichtigsten Adressaten sind jene mit Entscheidungsmacht im Unternehmen. Neben der Führungsebene sind dies Einkäufer und Vertriebler. Letztere betreuen zwar kleinere Budgets, sind dabei aber unabhängig.

Beachten Sie: Eine große Auflage garantiert noch keine hohe Anzahl an Lesern. Vielmehr gilt es, spezialisierte Fachmagazine auszuwählen um Ihre Zielgruppe so exakt wie möglich zu treffen. Beim Versand Ihrer Pressemitteilung an reichweitenstarke Medien ist zudem mit hohen Streuverlusten zu rechnen. Eine kurze Mitarbeiter- oder Kundenumfrage kann ebenfalls helfen, die bevorzugten Branchenmedien auszumachen.

Schritt 3: Nehmen Sie Kontakt zu Spartenjournalisten auf

Innerhalb eines Mediums betreuen Journalisten meist mehrere Themenbereiche. Schicken Sie Ihre Pressemitteilungen in jedem Fall an den verantwortlichen Redakteur. Die Zuständigkeiten sind nicht immer einfach zu finden.

Nehmen sie im Zweifel bereits beim Aufbau Ihres Verteilers Kontakt zu Journalisten oder der Assistenz der Redaktion auf. Mit einem kurzen Anruf oder einer E-Mail können Sie herausfinden, wer der richtige Ansprechpartner für Ihre Belange ist. Pflegen Sie in jedem Fall ein gutes Verhältnis mit Presse-Kontakten. Ihre Umgangsformen entscheiden unter anderem darüber, ob ein Redakteur Ihre Pressemitteilungen jetzt und in Zukunft veröffentlichen wird.

Schritt 4: Daten archivieren und aktualisieren

Der beste Presseverteiler bietet keinen Mehrwert, wenn Sie ihn nach der einmaligen Nutzung verwerfen. Sichern Sie die Kontaktdaten nach der Erstellung dauerhaft und aktualisieren Sie sie regelmäßig.

Tipp: Wenn Sie ihre Kontaktdaten digital dokumentieren, können Sie sie jederzeit abrufen und schnell Aktualisierungen vornehmen. Neben einer Tabelle in Microsoft Excel gibt es hierfür auch professionelle Unterstützung in Form von Journalistendatenbanken. Der entgeltliche Service umfasst meist die oben aufgelisteten Kontaktinformationen und stellt diese digital bereit. Über eine Suchfunktion können Sie zudem nach Branchen, Medien oder anderen Kategorien filtern und Ihren Presseverteiler bei Bedarf individuell erweitern.

Schritt 5: Pflege des Verteilers

Die Aktualisierung Ihres Presseverteilers sollte im Optimalfall nach jedem Versand einer Pressemitteilung stattfinden. Nehmen Sie sich kurz Zeit, Ihre Excel-Datei durchzugehen. Medienvertreter, die das Unternehmen verlassen haben, versenden meist eine entsprechende Rückmeldung per E-Mail. Diese und weitere Informationen sollten zeitnah in ihre Datenbank eingearbeitet werden. Ein gepflegter Presseverteiler beeinflusst den Erfolg Ihrer PR-Arbeit maßgeblich. Keinesfalls sollten Sie den Fehler machen, Ihre Pressemitteilungen an einen seit Jahren veralteten Verteiler zu schicken. Mit einer Journalistendatenbank sparen Sie die Zeit für die Aktualisierungsarbeit ein. Gegen einen festen Preis werden Ihnen dort stets aktuelle Kontakte bereitgestellt.

Wichtig! Informieren Sie sich regelmäßig über neue Journalisten und Medien, die für Ihren Presseverteiler in Frage kommen könnten.

Journalistendatenbanken für den Presseversand nutzen

Die manuelle Pflege einer Excel-Liste kostet Zeit und ist fehleranfällig. Rückläufer müssen manuell eingetragen werden und man wird nicht immer benachrichtigt, wenn Ansprechpartner wechseln. Dies führt häufig zu Unstimmigkeiten in der Kommunikation. Um Ihre Datenbank immer aktuell zu halten, muss diese regelmäßig von eigenen Rechercheteams überprüft werden. Oft wird dazu auf den Service von Journalistendatenbanken zurückgegriffen. Schauen Sie sich hier unseren Vergleich der 5 beliebtesten Tools an:

Kontakte Funktionen Kosten
Cision + mehr als 1,6 Mio. Journalisten & Medienkontakte

+ täglich 20.000 Aktualisierungen

+ umfassende Analysetools

+ Suche nach relevanten Veröffentlichungen

– vergleichsweise kostenintensiv

– Zusatzkosten für Individualisierungen

Medius + große Kontaktdatenbank (aus zimpel) + hohe Individualisierbarkeit, Hinzufügen eigener Kontakte möglich

+ Nutzung auch ohne Cloud möglich (DSGVO-freundlich)

– wenig umfassende Analysetools

+ vergleichsweise günstig
Meltwater + mehr als 380.000 Medienkontakte, 70.000 Journalisten

– wenig deutsche Kontakte

+ gute Individualisierbarkeit

+ umfassende Analysetools

+ mobile Nutzung möglich

+ Suche nach relevanten Veröffentlichungen

– vergleichsweise kostenintensiv
My convento + große Journalistendatenbank + gute Individualisierbarkeit

+ umfassende Analysetools

+ Templates und Themenpläne

+ vergleichsweise günstig
zimpel + mehr als 720.000 Kontakte, nach Themen und Medien gegliedert + Individualisierbarkeit

+ DSGVO-konform

– wenige umfassende Analysetools

+ vergleichsweise günstig

Bedenken Sie in jedem Fall den eingesparten Erstellungsaufwand. Nach einem Vertrautmachen mit der Journalistendatenbank wird die Verteilererstellung Sie nur noch wenige Minuten Ihrer wertvollen Zeit kosten.

Abschließende Hinweise: Wichtigkeit der Kontaktpflege

Ein sorgfältig erstellter Presseverteiler ist noch kein Erfolgsgarant: Die Pflege guter Beziehungen zu Journalisten ist ebenso bedeutend. Am einfachsten lässt sie sich im persönlichen Gespräch aufbauen – beispielsweise auf einer Fachmesse. Ein persönliches Treffen im Unternehmen oder ein Besuch in der Redaktion der Fachzeitschrift wirken erfahrungsgemäß ebenso gut. Ist mit einem Namen in der Kontaktliste erst einmal ein Gesicht verbunden, erleichtert dies die redaktionelle Zusammenarbeit und nimmt die Hemmungen vor einer Kontaktaufnahme.

Gewinnen zunehmend an Bedeutung: Social-Media-Kontakte

Nach erster Kontaktaufnahme bietet es sich außerdem an, Journalisten auf ihren Social-Media-Kanälen zu folgen. Im B2B-Bereich sind vor allem Xing, LinkedIn und Twitter von Bedeutung. Facebook oder Instagram werden von den meisten Nutzern ausschließlich mit privaten Inhalten bespielt. Journalisten nutzen die fachbezogenen Social-Media-Plattformen inzwischen oft, um ihre Statements nicht nur im Print, sondern auch digital zu verbreiten. Mit einem Follow bleiben Sie up-to-date, was über Sie geschrieben wird und haben die Möglichkeit, Beiträge mit einem Unternehmensprofil zu teilen.

Bedenken Sie – auch potenzielle Kunden tummeln sich auf den Plattformen und werden somit auf Ihre Veröffentlichungen aufmerksam.

DSGVO – das sollten Sie beachten

Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. In konkreten Fällen wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsbeistand.

Das Versenden von Pressemeldungen und das Erstellen einer Datenbank mit relevanten Medien berührt die gültige europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nur am Rande. Die meisten Daten der Empfänger sind im Internet veröffentlicht und stehen somit frei zur Verfügung.

Journalisten sind für die Berichterstattung auf Informationen aus Unternehmen angewiesen. Daher werden Sie in der Regel keine Beschwerden erhalten, wenn Sie Ihre Pressemitteilungen an öffentlich ausgeschriebene Kontakte versenden. Wenn Journalisten Sie jedoch bitten, ihre Kontaktdaten aus dem Verteiler zu nehmen, müssen Sie diesem Wunsch unbedingt nachkommen. Sie sollten die betroffenen Personen nicht erneut anschreiben. Ein Blick in die Datenschutzerklärung lohnt sich, um unangenehme Situationen grundsätzlich zu vermeiden.

Wie in allen Unternehmensbereichen besteht zudem eine allgemeine Dokumentationspflicht der Vorgänge. In einem zentralen Verzeichnis sollte vermerkt sein, zu welchem Zweck die Journalistendaten hinterlegt sind. Zu belegen sind außerdem Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten.

Weiterführende Infos zum Umgang mit der DSGVO in der Pressearbeit gibt Rechtsanwalt Niklas Hanitsch in seinem Gastbeitrag hier auf dem Blog.

Sie möchten nun schnell einen neuen Presseverteiler erstellen? Dann befolgen Sie unsere 5 Tipps und werden Sie zum Selfmade-Kommunikationsprofi. Sie sind noch nicht zufrieden mit Ihrer Reichweite? Wir beraten Sie gerne persönlich und helfen bei der Umsetzung Ihrer individuellen Marketing-Ziele.

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