Digitales Onboarding Titelbild

Ankommen, sich orientieren, Abläufe verinnerlichen und die Kollegen und Kolleginnen kennenlernen: Das Onboarding ist der wichtigste Prozess für Unternehmen, um neue Mitarbeiter zu integrieren. Für neue Mitarbeiter ist diese Phase ab dem ersten Arbeitstag essenziell, um sich zu orientieren. Darauf aufbauend legen sie über die nachfolgenden Wochen die Weichen für den neuen beruflichen Abschnitt. Durch Corona und den damit verbundenen Umzug ins Homeoffice verändert sich diese Phase – inklusive neuer Herausforderungen. Wie das bei uns ablief, berichtete Theresa in ihrem Blogbeitrag. Das Onboarding findet vielerorts digital statt. Doch kann es die Erwartungen von neuen Mitarbeitern ausreichend erfüllen? Feedback rund um digitales Onboarding gaben uns unsere vier jüngsten Neuzugänge: Inga, Tobias, Lukas und Ria. Ob die Digitalisierung des Onboardings die gesetzten Ziele erfüllen konnte, verriet uns Max, der für das Management der digitalen Einarbeitung zuständig ist.

Das digitale Onboarding aus Sicht der Mitarbeiter

Wie wurdet ihr allgemein in die Themen und Systeme bei additiv pr eingeführt?

Lukas: Für mich startete das Onboarding relativ normal und in der Agentur. Nur ein paar Briefings für Software fanden von Anfang an über Video-Calls statt. Nach ungefähr zwei Wochen mussten dann alle ins Homeoffice. Das war zuerst ungewohnt. Manche Abläufe wären vor Ort sicher unkomplizierter gewesen, aber das war mit der Ausstattung absolut kein Problem. Die Inhalte und Aufgaben bleiben letzten Endes dieselben.

Ria: Am ersten Tag hat mir Max noch die Grundlagen zu unserer Technik und der Ordnerstruktur in Person erklärt. Im Homeoffice hat sich nicht allzu viel verändert. Meine Kollegen haben mir sofort ihre Hilfe angeboten, wenn ich nicht weiterwusste. Ich kann alle jederzeit über Text oder einen Video-Call kontaktieren, wenn sie nicht gerade in einer Besprechung sind. Bei der Erklärung von unterschiedlicher Software, die wir im täglichen Gebrauch haben, hilft die Bildschirmteilung. Das mag umständlicher sein, als kurz an die Türe zu klopfen und nachzufragen, aber hinderlich für das Onboarding war es nicht.

Inga: Im Prinzip verlief das Onboarding im Homeoffice wie es auch in der Agentur abgelaufen wäre: Ein Kollege vereinbart einen Termin, bei dem er ein Thema erklärt und darauffolgende Fragen dazu beantwortet. Vor Ort hätte man noch weitere Beispiele behandeln und umsetzen können. Trotzdem funktioniert das System über Video-Calls ziemlich gut.

Ria Guth
Ria

Gab es Schwierigkeiten bei der Einführung in die unterschiedlichen Arbeitsabläufe?

Tobias: Besonders am Anfang gibt es bei einer Arbeitsstelle neue Arbeitsprozesse, die man verinnerlichen muss. Dazu ist es hilfreich, schnell einige Fragen stellen zu können. Das geht auch online, obwohl es im direkten Kontakt einfacher ist. In der Agentur kann vieles auch ohne Screenshare-Funktion besser gezeigt werden. An welchen Stellen befinden sich die Programme? Welcher Ordnerpfad führt zu der gesuchten Datei? Die Kommunikation per „Teams“ erhöht dagegen die Hemmschwelle, nochmal nachzufragen. Dennoch bietet das Tool auch Vorteile: Verfügbarkeitsicons zeigen beispielsweise den Status des jeweiligen Mitarbeiters an. Damit lässt sich leicht feststellen, ob er für Tipps und Fragen verfügbar ist. Die Aufnahmefunktion ist perfekt für Briefings oder Erklärungen, die man sich gegebenenfalls noch einmal anhören möchte.

Ria: Schwierigkeiten gab es nicht. Höchstens technische Probleme durch eine schlechte Internetverbindung oder unterschiedliche Programmeinstellungen. Als Max mir zum Beispiel ein Programm zeigen wollte, entstand Verwirrung, weil er eine andere Version auf dem Rechner hatte. Die Angelegenheit war schnell durch die nötige Kommunikation geklärt. Beim Onboarding in Person können ähnliche Schwierigkeiten entstehen. Ausschlaggebend sind hier Spontanität und eine gute Kommunikation.

Lukas: Bei mir persönlich gab es keine großen Schwierigkeiten. Es gehört vielleicht mehr Überwindung dazu, Kollegen mehrmals anzurufen, als in der Mittagspause spontan nachzufragen – da ist die Atmosphäre einfach persönlicher. Andererseits kann ich auch eine kurze Nachricht im Chat oder eine E-Mail schreiben. Das senkt die Hemmschwelle, weil der Ansprechpartner dann antworten kann, wenn er Gelegenheit dazu hat. Ich denke, dass beide Varianten ihre eigenen Vor- und Nachteile haben.

Welche positiven Aspekte hat ein digitales Onboarding?

Tobias: Die Arbeitszeit gestaltet sich kürzer: Nach Feierabend wird der PC heruntergefahren und man ist sofort im „Freizeit-Modus“. Autofahrten und Eiskratzen im Winter entfallen. Aus dem Homeoffice nahtlos in den Feierabend übergehen zu können, hat große Vorteile. Das ist vor allem anfangs wichtig, um den eigenen Rhythmus zu finden. Darüber hinaus bietet das Homeoffice im Onboarding-Prozess eine gewisse Bequemlichkeit: Die Mittagspause ist schnell für kleine Handgriffe im Haushalt genutzt, die sowieso angefallen wären. Gleichzeitig konnte ich mich vollkommen auf das Eingliedern in den Arbeitsalltag oder die eigenen Projekte fokussieren – ohne Nebengeräusche.

Ria: Manchmal ist es sinnvoll, im virtuellen Meeting den Bildschirm zu teilen und Vorgänge zu erklären, anstatt zu zweit an einem Schreibtisch zu sitzen. Außerdem macht es die Aufnahmefunktion möglich, Onboarding-Calls zu den verschiedenen Themen aufzunehmen. So konnten wir später bestimmte Stellen des Calls wiederholen, falls noch etwas unklar war.

Inga: Alles läuft ein bisschen schneller ab – Meetings, Briefings und Arbeitsprozesse. Spontane Plaudereien mit den Kollegen zwischendurch fallen weg – was oft sehr schade ist. Dadurch fehlt die Möglichkeit für spontane Zwischenfragen, aber man wird andererseits nicht von der Arbeit abgelenkt.

Inga Movsisyan
Inga

Was ist der persönliche Gesamteindruck?

Ria: Klar, ein konventionelles Onboarding wäre nicht schlecht gewesen. Ich denke, der Agenturalltag ist ganz anders, wenn alle gemeinsam anwesend sind. Da sind Abläufe bestimmt unkomplizierter. Sowas bekommt man im Homeoffice nicht mit. Trotzdem fühle ich mich gut eingearbeitet und betreut. Die Kollegen haben mir das Onboarding sehr leicht gemacht.

Inga: Sehr gut – alle machen es einem so einfach wie möglich. Am Anfang fragt man sich: „Wie bekomme ich das hin, nach nur einem halbstündigen Gespräch?“. Das war kein Problem, weil wir immer nachfragen konnten und keine Angst davor haben mussten, Fehler zu machen. Ich persönlich bin Fan von Treffen in Person. Über Teams ist doch eine gewisse Distanz vorhanden. Nichtsdestotrotz wurde das Beste aus der Situation gemacht.

Tobias: Gerade das gemischte Onboarding war eine gute Übung: Arbeiten in der Agentur, aber auch den Arbeitsbereich Homeoffice kennenlernen und eigene Prozesse schaffen. Wir konnten beide Welten kennenlernen und schätzen. Der reine Onboarding-Prozess in der Agentur wäre vor allem dann sinnvoll, wenn alle Kollegen vor Ort sind. Dann kann man von vielen verschiedenen Gesprächspartnern profitieren und lernen. Eine sinnvolle Ergänzung ist die additiv pr academy: ein System, in dem Schulungsinhalte und Aufnahmen gespeichert sind, die beim Onboarding helfen. Sie ermöglicht es Themen noch einmal nachzuvollziehen und nachzuschlagen.

Lukas: Beim Onboarding geht es darum sich in das neue Arbeitsumfeld einzuleben und das hat für mich persönlich sehr gut funktioniert. Meine Kollegen haben mir vorher unbekannte Software auch über Video-Calls verständlich erklärt und waren für alle Fragen offen. Für den Fall, dass der Ansprechpartner von Meeting zu Meeting hetzt, hilft die academy mit den entsprechenden Informationen. Ich denke, den Umständen entsprechend hat additiv pr das Beste aus der Situation gemacht. Umso gespannter bin ich, wie der normale Arbeitsalltag aussieht, wenn alle Kollegen in der Agentur sind.

Tobias Zimmermann
Tobias

Konntet ihr das Team kennenlernen?

Inga: Es dauert über Teams länger, sich „zu öffnen“ und die Treffen im Flur oder die Mittagspausen, die das Gemeinschaftsgefühl stärken, fallen weg. Das ist schade. Letztlich muss man sich im Klaren darüber sein, dass man jeden mal für eine Viertelstunde Quatschen anrufen kann. Bis man das versteht, helfen regelmäßige Meetings, das Eis zu brechen 🙂

Lukas: So gut es im Homeoffice ging. Ich hatte den Vorteil, meine ersten Wochen in der Agentur zu verbringen. Zu Hause gestaltet sich das schwieriger, weshalb entsprechende Maßnahmen getroffen wurden. Um die Gruppendynamik aufrecht zu erhalten, haben wir zum Beispiel freiwillige Mittagspausen-Meetings, sowie ein zusätzliches Meeting am Mittwoch angesetzt. Das hilft dabei, andere Mitarbeiter besser kennenzulernen. Mein persönliches Highlight war die digitale Weihnachtsfeier. Eine gute Möglichkeit, um sich ausgiebig mit den anderen zu unterhalten.

Tobias: Viele Kollegen lernt man in freiwilligen Mittagspausen-Meetings besser kennen. Doch gerade das persönliche Gespräch in den verschiedensten Gruppenkonstellationen schafft eine andere Ebene. Durch die örtliche Trennung entstehen keine spontanen Verabredungen nach der Arbeit oder Spaziergänge zwischendurch. Beides würde stark dazu beitragen, das Team enger zusammenzuschweißen. Das Kennenlernen der einzelnen Personen findet statt, die Gruppendynamiken sind aber unzugänglicher.

Lukas Richter
Lukas

Das digitale Onboarding aus Sicht der Agentur

Wie hat sich das digitale Onboarding von der normalen Variante unterschieden? Was sind die Gemeinsamkeiten?

Max: Identisch war die Aufteilung der Onboarding-Lektionen in vier Wochen. In diesem Zeitraum erklären verschiedene Kollegen die unterschiedlichen Tools, die zukünftig in Gebrauch sind. Wir haben darauf geachtet, möglichst viele Mitarbeiter mit einzubinden. So können die neuen viele der Kollegen schon beim Onboarding kennenlernen.

Ein wichtiger Faktor war das digitale Mittagessen, das wir einführten, um die Mittagspause in der Agentur zu ersetzen. Es ermöglicht auch den ein oder anderen privaten Austausch. Gleichzeitig wird klar, wer der Ansprechpartner für das jeweilige Themengebiet ist und was die Spezialgebiete der Mitarbeiter sind. Dennoch gibt es über die rein virtuelle Kommunikation viel weniger Kontakt als in der Agentur. Feste Termine dauern in Person länger und es entsteht ungezwungener Small-Talk oder Flurfunk. Fällt den Zuständigen auf, dass etwas unklar ist, kommen sie oftmals unaufgefordert in die verschiedenen Büros, um es nochmal zu erklären. Das hat eine andere Wirkung, als wenn sich jeder nach der Verfügbarkeit in Teams richten muss: „Ist er gerade am Telefon, oder in einem Meeting? Dann muss ich es wohl später versuchen.“  Kleinere Anmerkungen geraten da schnell mal in Vergessenheit.

Manche neuen Mitarbeiter kommen direkt aus der Uni und waren im letzten Jahr auch dort im Homeoffice. In dem Fall fällt der Wechsel in das Arbeitsleben erst richtig auf, sobald man physisch in der Agentur ist. Ob ich für die Uni zu Hause vor dem Rechner sitze oder für die Arbeit – das Gefühl bleibt gleich. Auf diese Art dauert die Transformation zum Arbeitsleben länger.

Welche Herausforderungen birgt ein digitales Onboarding? Wäre es in der Agentur leichter gewesen?

Max: Die Planung war eine große Herausforderung. Zehn Kollegen mussten sich wegen Terminen mit den neuen Mitarbeitern abstimmen. In der Agentur wäre lediglich ein kurzer Abstecher ins Büro nötig gewesen. Alternativ hätten sich alle Involvierten in einem Raum getroffen. Eine E-Mail kann dagegen übersehen werden, wodurch sich die Termine verschieben. Virtuell ist es darüber hinaus einfacher, ein Meeting spontan abzusagen, als wenn man sich gegenübersteht.

Insgesamt ist ein konventionelles Onboarding unkomplizierter. Das fängt mit den langen Ladezeiten beim Screensharing an. Zu zweit an einem PC nimmt sich der Ansprechpartner außerdem ganz natürlich mehr Zeit als in einem Video-Call.

Maximilian Schütz
Max

Welche Pläne sollen diesen Prozess zukünftig vereinfachen?

Max: Gewisse Themen, die fest im Onboarding-Prozess verankert sind, mussten wir für jeden neuen Mitarbeiter immer wieder neu durchgehen. Anstatt etwas immer wieder einzeln – und je nach Tagesform auch in unterschiedlicher Ausführlichkeit – zu erklären, ist es effizienter, eine Videoaufzeichnung digital zur Verfügung zu stellen. Diesen Zweck erfüllt die additiv pr academy. Neue Mitarbeiter können sich aufgezeichnete Meetings und Schulungen on-demand angucken und aufkommende Fragen notieren. Danach kann der Mitarbeiter gezielt Fragen stellen und sich den Schulungsinhalt nach eigenem Ermessen und im eigenen Tempo einteilen. Gibt es noch Unklarheiten zu dem Thema, kann er das Video stoppen, oder zu der entsprechenden Stelle zurückgehen.

Die individuelle Einteilung kommt bisher gut an und die Videos können auch nach Monaten noch beliebig abgerufen werden.

Damit sich niemand vernachlässigt fühlt, geben wir jedem die Möglichkeit, nachzufragen, wenn er das Thema nicht verstanden hat.

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